Äärimmäinen etätyön tarkistuslista tukee koronavirusvastetta

Tekijä Jennie Wong, Ph.D, pujotusliiketoiminnan neuvontapalvelut

Keskittyminen ihmisiin, prosesseihin ja tekniikkaan on tärkeämpää kuin koskaan. Tämä nopea tarkistuslista voi auttaa organisaatiota pysymään yhteydessä ja tuottavaksi nopeasti muuttuvissa olosuhteissa.

Kuva: Thought Catalog Unsplashista

Vaikka kukaan ei voi ennustaa COVID-19: n kulkua, voimme kohtuudella olettaa, että se ei ole viimeinen kerta, kun maailmantalous kohtaa tämän tyyppiset haasteet. Maaliskuun puolivälistä lähtien Bloomberg arvioi, että nykyisen koronaviruksen maailmanlaajuiset taloudelliset vaikutukset voivat olla enimmillään 2,7 biljoonaa dollaria ja että kaikkien yhteiskunnan alojen on toteutettava täysimääräinen toiminta riskien lieventämiseksi ja vahinkojen vähentämiseksi.

Vaikka on monia tekijöitä, joita meidän valvontamme ulkopuolella on, kaiken kokoisille organisaatioille on olemassa yksi selkeä välttämättömyys: valmistella ihmisiä, järjestelmiään, politiikkojaan ja sidosryhmiään etätyöhön mahdollisuuksien mukaan. Tämä sosiaalinen etäisyysstrategia ei vain auta vähentämään yksilöllistä altistumista; Sillä voi myös olla suurempi etu vähentää julkisten terveyspalvelujen kysynnän piikkejä.

Yrityksessäsi etätyöntekijöiden lukumäärä vaihtelee riippuen erityisestä toimialasta ja henkilöstöjoukosta, mutta useimmissa yrityksissä on ainakin osa työntekijöistään, jotka voivat työskennellä etätyönä tukeakseen sosiaalista etääntymistä.

Tätä silmällä pitäen voit käyttää tätä tarkistusluetteloa ohjaamaan kriittisiä keskusteluja kokonaisvaltaisella näkökulmalla strategiasta muutoksen hallintaan. Yhteisösi on yhteisömme, ja olemme täällä tukemassa strategiaasi, tekniikkaasi ja muutostarpeitasi. Jos haluat apua yrityksen erityistilanteen arvioinnissa, vaihtoehtojesi priorisoinnissa tai seuraavien vaiheiden suorittamisessa, ota yhteyttä paikalliseen slalal-toimistoon.

strategia

  • Onko C-tason johtajat yhdenmukaistettu yrityksen varautumissuunnitelmiin ja niiden taloudellisiin vaikutuksiin erilaisilla uhatasoilla ja skenaarioilla (esim. Koko kaupungin karanteenit, lentomatkojen rajoitukset, tuottavuuden menetys)? Ovatko ylemmän ja keskitason johtajat valmiussuunnitelmasi?
  • Onko jokaisella toiminnolla ja / tai osastolla vastaussuunnitelma?
  • Onko organisaatiosi nimittänyt pisteen ja tukiryhmän koordinoimaan tietojen keräämistä ja todentamista sekä päivitysten välittämistä? Ovatko viestintäprotokollat ​​reagoida nopeasti muuttuvaan tilanteeseen ilman paniikkia?
  • Onko olemassa muutosjohtamisen resursseja, jotka voivat helpottaa tarvittavaa tietoisuutta ja koulutusta?

tekniikka

  • Onko tärkeällä työntekijälläsi oikeat laitteistot etätyöhön?
  • Kuinka suurella prosentilla potentiaalisista etätyösi tietokoneista on luotettava yhteys kotona?
  • Ovatko kaikki kriittiset sovellukset etäyhteydessä?
  • Onko etäkäyttö (esim. VPN) käytössä oikeille työntekijöille?
  • Voiko infrastruktuurisi tukea ylimääräistä kaistanleveyttä? Onko asianmukainen kuormitustestaus suoritettu?
  • Onko käytössä prosesseja pääsyn myöntämiseksi tai palauttamiseksi? Onko mitään yksittäisiä vikakohtia (esim. RSA-tokenien ainoa hyväksyjä)?
  • Onko organisaatiollasi hyvin hyväksyttyjä yhteistyövälineitä?
  • Onko olemassa "sokeita kohtia" asiaankuuluvien omaisuuserien, kuten tiedostojen ja tietokantojen, saatavuudelle?
  • Mitä kuivia ajoja tai simulaatioita tulisi suorittaa lähipäivinä varautumisen varmistamiseksi?

Ihmiset

  • Oletko tunnistanut tärkeät roolisi ja henkilöstösiirron / seuraajasuunnitelmasi?
  • Onko kaikkien työntekijöiden saatavuus aikatauluihin, palkanlaskentaan, etuuksiin ja muihin työntekijäjärjestelmiin?
  • Onko työntekijöilläsi tarvittavaa tukea, jos heidän on hoidettava huollettavia (esim. Koulujen sulkeminen, sairaat vanhemmat)? Tietääkö työntekijänne, miten päästä mielenterveyden resursseihin, jos he tarvitsevat niitä?

Ovatko johtajat koulutettu johtamaan etätiimejä tehokkaasti? Esimerkiksi:

  • Suorita projektipohjainen työ, hallitse suorituskykyä ja seuraa tärkeimpiä mittareita etätyöskentelyn aikana
  • Valitse paras kanava ja ota käyttöön oikea kadenssi erityyppisille viestinnoille (esim. Chatti aikaherkät tiedot vastaan ​​vs. viesti MS Teamsille)
  • Luo vastuuvelvollisuus, anna palautetta ja vahvista odotuksia
  • Pidä moraali ja raportti etätiimeissä (esim. Suunniteltu aika puhua viikonloppuna)
  • Malliyrityksen normit etätyöstä (esim. Kaikki tai ei mitään osallistuminen etäkokouksiin, videokameran kytkeminen päälle)

Onko ihmisilläsi valtuudet työskennellä etäyhteydessä?

  • Tietävätkö he heidän käytettävissään olevia työkaluja?
  • Tietävätkö he, miten hallitaan etätyön riskejä (esim. Kannettavien tietokoneiden tietoturva)?
  • Onko olemassa selkeä politiikka, mitä laitteita ja palveluita voidaan kirjata kuluksi?
  • Pystyvätkö työntekijät nopeasti pyytämään ja saamaan pääsyn sovelluksiin ja omaisuuteen tarpeen mukaan?

Käytäntö

  • Erityisesti COVID-19: n osalta kattaako yrityksesi vakuutussuunnitelma testauksen ja hoidon? Jos ei, mitä täydentäviä toimia tarvitaan?
  • Onko sinulla oikeita käytäntöjä etätyön mahdollistamiseksi, etenkin laajennettuna? Onko sinulla jo olemassa olevia käytäntöjä, jotka estävät tai estävät etätyötä?
  • Ovatko sairausaikapolitiikkasi riittävän joustavat kattamaan laajamittainen kansanterveyskriisi?

Asiakkaat ja sidosryhmät

  • Oletko tehnyt vaikutusanalyysin etätyön skenaarioista asiakkaillesi tai sidosryhmillesi?
  • Oletko asetettu reaaliaikaiseen viestintään asiakkaille ja sidosryhmille nopeasti muuttuvassa tilanteessa?
  • Oletko valmis jakamaan organisaatiosi liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelmat ulkoisen yleisön kanssa?

Vaikka nykyinen kriisi toimii toiminnan katalysaattorina, on myös mahdollista pysyviä kulttuurimuutoksia globaalissa yritysyhteisössä. Kauan sen jälkeen, kun COVID-19 on takana, saatamme huomata, että normatiiviset työskentelytavat ovat siirtyneet pysyvästi etätyöhön oletusvaihtoehtona. Kehittyneillä kansakunnilla on ollut välineet etätyöhön monien vuosien ajan, mutta ei koskaan tällä hetkellä - toistaiseksi.

Slalom on moderni konsultointiyritys, joka keskittyy strategian, teknologian ja liiketoiminnan muutoksiin. Yli 35 markkinoilla ympäri maailmaa, slalal-joukkueilla on autonomia liikkua nopeasti ja tehdä oikein. Niitä tukevat alueelliset innovaatiokeskukset, globaali yhteistyökulttuuri ja kumppanuudet maailman huipputeknologian tarjoajien kanssa. Lisätietoja sivustolla Slalom.com.