Kuva kautta: Pexels

10 askelta paremman etätyökulttuurin luomiseksi (Slackilla)

Olen johtanut ja johtanut etä- ja hajautettuja tiimejä ja toimittajia vuosia (ensimmäinen projektikeskityökaluni ei ollut Slack, ei edes Hipchat, vaan Pidgin (!)) - ja nyt, kun koronavirus on yhtäkkiä muistuttanut meitä kaikkia siitä, ettemme ole yhtäkkiä Koska taitavasti työskentelimme yhdessä digitaalisesti, kun ajattelimme olevan, mielestäni oli hyödyllistä jakaa suurimmat kysymykset, joita useimmat yritykset en ymmärrä luomassaan positiivisen etätyökulttuurin luomista (etenkin Slackia käytettäessä).

1. Ole selkeä aikoina, jolloin sinun on oltava käytettävissä toisilleen, ja tee niistä selkeä. Noina aikoina sinun ei tulisi olla poissa koneesta (kohtuuttoman ajan) tai ottaa tunteja vastata. Tämä ongelma luo päätöksenteon viivästymisen, jolloin jotain, joka on voitu käsitellä 15 minuutissa, kestää joukko viestejä, viiveitä, viestejä, viiveitä ja niin edelleen - kunnes siitä tulee tunteja ja jopa joskus päiviä.

Sinun täytyy vain selittää tämä joillekin ryhmäsi ihmisille. He eivät ole tottuneet tasapainottamaan tätä saatavuutta, koska te kaikki jaoitte seinät samassa huoneessa. Se ei vain ollut välttämätöntä. Nyt joillekin se tulee olemaan. Ole kohtelias tästä - et kerro ihmisille, etteivät he voi napata lounasta tai mennä kylpyhuoneeseen. Pyydät ihmisiä ilmoittamaan sinulle, onko heidän tarpeen suunnata ulos tai hoitaa tehtävä. Yrität estää yrityksesi tai projektisi etenemisen hidastuvan indeksointiin.

2. Käytä Slack-laitetta tehokkaasti - luo kanavia, jotka on tarkoitettu yleiseen viestintään, ja kanavia, jotka on tarkoitettu nimenomaisille viestityypeille. Jotkut käyttämämme klassikot ovat 'hälytykset-x', 'virheet' 'toimiston ulkopuolella'. Käytä 'hälytyskanavia' järjestelmäsyötteisiin webhookien tai zapierien kautta, jotka pitävät ihmiset tietoisina toiminnasta, mutta älä laita kaikkia hälytyksiäsi yhdelle kanavalle.

Tee 'hälytykset-github' tai 'hälytykset-isäntä' ja loppupuolella tekemällä ne kaikki yhdellä kanavalla ohjaa ne vain. Jos olet huolissasi siitä, että se aiheuttaa kanavaväsymystä, tee hälytyskanavat valinnaisiksi tai 'pieniin kytkettyjen järjestelmien ryhmiin', kuten 'hälytystekniikka' tai 'hälytykset-myynti'.

Älä ole perse, mutta älä anna kanavien siirtyä koskaan olemaan aiheesta. Yritä pitää heidät kohtuullisen keskittyneinä.

3. Älä lukitse löysiä kanavia, joita muut saattavat tarkkailla, koska he haluavat, eivät siksi, että heidän täytyy. Muista, että aktiviteetin näkeminen ei aina ole kognitiivista taakkaa - etätyötiloilla aktiviteetin näkeminen on usein muistutus siitä, että kuulut joukkueeseen.

Tyhjen kanavien lukitseminen estää vain muita näkemästä toimintaa, joka voi muistuttaa heitä siitä, mitä kaikki tapahtuu ja kuinka paljon kaikki työskentelevät kohti samoja tavoitteita. Lukitse kanavat, joiden on oltava yksityisiä HR- tai laillisista syistä - mutta älä pakota yksityisyyttä siellä, missä se ei ole tarpeen.

4. Ja toisaalta, ole selvää, mitä kanavia tarvitaan ja mitkä eivät. Älä ylikuormita ryhmääsi vaaditulla kutsulla 100 kanavaan, koska joillekin se saa heidät tuntemaan mielialaa seurata kaikkia kaikkia. On parasta keskustella tästä ja varmistaa, että sinä ja joukkueesi olette samalla sivulla.

Kerro heille, että olet iloinen siitä, että heillä on niin monta kanavaa kuin he haluavat seurata, mutta tässä on ne, jotka heidän täytyy olla, ottaen huomioon heidän tehtävänsä tai osastonsa. Kaikki muu on valinnaista, ja jos sitä on koskaan liikaa, he voivat vapaasti lähteä.

5. Kun olet ryhmitelty kanavia tai osastoja - ja monia Slack-kanavia - järjestä ne aakkosellisella etuliitteellä - se auttaa pitämään Slackisi selkeänä näkemällä 'myynti-ilmoitukset', 'myynti-yleinen' 'myynti-uutiset' (esimerkiksi ) kuin yrittää löytää myyntikanavia 'uutismyyntinä' ja epäjohdonmukaisena nimeämisenä. Käytä aakkosta pystysuoraan ryhmittämiseen eduksesi.

Työskentely asiakkaiden kanssa on usein vielä huonompaa. Sinulla voi olla monia sisäisiä ja ulkoisia kanavia. Luo etuliite- tai jälkiliitemalleja, jotka auttavat ryhmääsi tunnistamaan sisäiset kanavat ja ne, jotka ovat yhteydessä kumppaneihin, toimittajiin tai asiakkaisiin.

Esimerkki: # asiakas-int-kaveri # asiakas-int-dojo # asiakas-ext-kaveri # asiakas-ext-dojo #suunnittelu # tekniikka-uutiset #yleiset # myynti-ilmoitukset # myynti-chatti # myynti-viikko

6. Ja tämä on minulle, tärkeimmästä - kommunikoida aktiivisesti tekemäsi kanssa - tulee ”jakajia”. Etätyökulttuurissa suurin epäonnistuminen on yleensä se, että viestinnässäsi tapahtuu kahta tyyppiä - satunnaisia ​​ja hauskoja tavaroita ja työtavaroita ”kun tarvitset jotain”. Sinulla on vitsikanavasi ja 'hei tekitkö asiasi' -kanavasi. Itse asiassa tämä tarve kysyä jatkuvasti: "Onko tämä tapahtunut vielä" tai "onko tapahtunut vielä" - johtuu yleensä siitä, että et ole luonut etäkulttuuria, jossa ihmiset jakavat aktiivisesti tekemisensä.

Mistä tiedät, että tämä on ongelma? Oletko koskaan ollut joukkueessa ja nähnyt 24 tai 48 tunnin menneen, eikä kukaan lainkaan kirjoita mitään Slack-kanavalle? Tämä on oire siitä, että ryhmäsi ei ymmärrä päivitysten jakamisen arvoa "vain pitää muut tiedot". Kuvittele se vain toimistossa. Käsit juuri 2 päivää, eikä sinulla ollut mitään keskustelemista. En voi kuvitella toimivan näin.

Tämä on erityisen yleistä pienissä ryhmissä, joissa jokainen edustaa koko osastoaan / työtä. He voivat kaikki ilmoittaa kohteistaan ​​toimitusjohtajalle, mutta mahdollisesti yksityisissä keskusteluissa tai puheluissa. Tämä yritys toimii etäyhteydessä, mutta se ei rakenna etätyökulttuuria. Se ei auta yksilöitä ymmärtämään, kuinka jakaa tietoja paremmin koko joukkueelle etäyhteydessä. On parasta, että johdat esimerkkiä joukkueelle osoittamalla heille usein kuinka jaat. Vähän niin kuin:

”Päivitin vain Asana-kortit ja järjestiin kaiken. Siirrimme muutamat kohteet, joita emme ole edistyneet, takaisin jäälaatikkoon, ja pari valmista luetteloa valmiista asioista. Seuraavaksi yritän lisätä yksityiskohtia kahteen seuraavaan kortin korttiin, ja niiden pitäisi olla valmis huomenna. ”

Ei ole pyyntöä tai kysyttävää, mitään, mitä kenenkään muun ei edes tarvitse tietää, mutta sinä kuvittelet joukkuetta, jossa tietoisuus ja ryhmätyö kommunikoidaan, ei vain reagoiva järjestelmä

7. Ja mainittiin lyhyesti edellä, mutta myös tärkeänä - yritä välttää yksityisiä viestejä niin paljon kuin mahdollista. Tärkeitä päätöksiä tai historian suunnittelua jotain ei pitäisi tehdä suhteessa 1: 1, jota muut eivät voi nähdä tai jota on vaikea muistaa. Yritä pitää osastokeskusteluja noissa laitosryhmissä melkein aina.

Jos työskentelet asiakkaiden kanssa, tämä on erityisen totta. Älä vain tee tätä toimintoa itse, vaan yritä varmistaa, että jokainen joukkueesi työntää asiakaskeskusteluja takaisin ryhmäkanaville. Yksityisasiakkaiden neuvottelut voivat johtaa henkilöstö-, laillisiin tai vain vaikeisiin keskusteluihin tilanteessa, johon et pääse käsiksi tai auttamaan asioita, jos jokin koskaan menee raiteilta.

8. Ja niiden "hauskojen" keskustelujen perusteella sanon, että voimme antaa heille. Meillä on ollut kanavia 'kuratoituja uutisia', 'kuratoituja musiikkia', 'kuratoituja videoita' ja 'tarjouksia', 'satunnaisia' ja 'gif' -kanavia varten. Yritä antaa ihmisille vielä olla persoonallisuuksia ja esitellä niitä.

https://slackmojis.com/

Useimmat joukkueet ovat itse asiassa melko hyviä tässä, ja Slack tukee sitä ilmeisesti emoji-reaktioilla, giphy-tuella ja niin edelleen. Sinun ei todennäköisesti tarvitse tehdä paljon työtä täällä, mutta joskus voi olla hyödyllistä, ettet anna tätä jakoa tapahtua 'johtajuutesi' ja tiimisi välillä, missä Slackin hauska osa on jotain, jonka joukkue tekee ja johto ei . Se vain pahentaa hallinta-siiloita, jotka generoidaan ei-etäasetuksissa joka tapauksessa.

9. Muista ja ilmoita tiimillesi, että yksilöillä on erilaiset viestitystyyliä käytettäessä etäkeskusteluvälineitä. Jotkut ihmiset saattavat tuntua raikkailta tai jopa vihaisilta siitä, miten tulkitset heidän viestejään - mutta se voi olla heidän kirjoitustyyliään. Yritä rohkaista ryhmääsi lukemaan heidän etä- ja chat-vuorovaikutuksensa linssin kautta, 'En voi antaa tunteita tälle henkilölle heidän chatin perusteella, joten minun on parasta kysyä vain'.

Olen syyllinen tähän henkilökohtaisesti - missä aika ja kaistanleveys jättävät minut käyttämään paljon lyhyitä, nopeita vastauksia. Yritän kiinni joukkueistani jossain vaiheessa ja muistutan heille, että se ei ole vihaa ja en ole järkyttynyt, vain sen luonne, kuinka kommunikoin tavaroita jongloimalla. Tuo keskustelu ja halu saada se on aina hyödyllistä.

10. Ja sammuta Slack hetkeksi - jos mahdollista, pyydä ryhmääsi ottamaan videonsa aina käyttöön ryhmäkeskustelujen aikana - tai etenkin asiakaskokouksissa. Muista, että päivän päätteeksi toisen ihmisen kasvon näkeminen on emotionaalinen ja psykologinen hyöty, jonka joukkueesi tarvitsee yhteydenpitoon.

Slack on loistava työkalu, ja kaikille anti-sllack-tunnelmille olen nähnyt sen tuovan intohimoiset tiimit ja projektit yhteen tavalla, joka luo rehellistä jumalalle elinikäisiä ystävyyssuhteita ja erittäin menestyviä yrityksiä - mutta se ei ole kuitenkaan kasvot- keskusteluihin, eikä koskaan tule olemaan. Yritä olla tuo henkilö joukkueessasi, kertoa heille sinulle, vaikka tuntuu helpommalta olla joskus.